DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE
Sous la supervision du Directeur général, vous animez le studio de manière autonome et avez la responsabilité de la gestion des aspects administratifs, rh, budget, informatiques, techniques et logistiques sous la supervision de Fortiche Paris.
Vous devez assurer le suivi des besoins récurrents du studio, des process, la résolution des problématiques ponctuelles ainsi que le reporting auprès de la direction de Fortiche Paris.
MISSIONS
ADMINISTRATION & HR
- gestion administrative des prestataires: devis, contrat, facture, paiement…
- coordination avec les RH pour anticiper la bonne arrivée et la bonne intégration des futurs collaborateurs dans le studio.
- suivi de l’activité RH du studio et reporting aux équipes Admin et RH de Fortiche Paris
- coordination avec partenaires locaux et Fortiche Paris : avocats, responsables paie, banques, cost reports, paiements, etc…
- gestion administrative des salariés: arrivée / départ, contrats, suivi présence et paies…
- gestion du crédit d’impôt pour le Directeur Financier : dossier, rendus de comptes…
INFORMATIQUE & TECH
- monitorer, anticiper, transmettre et suivre les demandes et besoins informatiques des équipes auprès de Fortiche Paris : évaluation des coûts, validation, mise en œuvre, sav du matériel, renouvellement des licences…
- support aux équipes IT sur des petites tâches de maintenance sur site
- reporting aux équipes IT & Tech de Fortiche Paris
FACILITIES
- mettre en place, suivre et gérer les process du studio pour garantir la sécurité et assurer un cadre de travail serein pour les équipes
- installation des postes de travail des nouveaux arrivants
- anticiper, négocier et suivre les différents travaux nécessaires à l’amélioration ou à l’entretien des locaux
- suivi du budgets et des coûts
- reporting aux équipes Facilities de Fortiche Paris
BUDGET
- établir et suivre le budget de fonctionnement du studio en lien avec la Direction financière de Fortiche Paris
- mettre à jour les projections de coûts en fonction des besoins et problématiques ponctuelles et des changements d’organisation du studio
- assurer que le budget soit tenu ou être en mesure de justifier les écarts
- établir et suivre le budget RH (masse salariale) du studio en lien avec le contrôleur de gestion de Fortiche Paris et le Directeur Financier.
COMMUNICATION ET ÉVÉNEMENTS
- être le premier point de contact Fortiche auprès des interlocuteurs locaux (Las Palmas : SPEGC, ZEC, présidence des Canaries, Cluster des producteurs etc…) en fonction des sujets, les gérer en autonomie ou les remettre à la direction de Fortiche Paris.
- organiser des événements ponctuels pour les équipes, dans le respect du budget du studio.
- gérer la communication externe (médias...) et interne (équipes) en collaboration avec Fortiche Paris.
DIVERS
- Définir, planifier et animer des rituels propres au studio en collaboration avec les autres interlocuteurs.trices locaux
- Se tenir informé.e des avancées des projets pour être en mesure de connaître les priorités dans les besoins des équipes et du studio.
- Collaborer avec les membres du CSE pour le suivi de leur budget
COMPÉTENCES REQUISES
Hard skills
- Anglais et espagnol courants
- Français courant serait un plus
- Maîtrise des tableurs sous Excel ou Google sheet
- Capacité à établir des budgets et des plannings
- Gestion opérationnelle de projet
- Connaissances de l’administration espagnole, en particulier sur le droit du travail
- Connaissances en informatique: capacité à interagir avec une équipe support informatique.
Soft skills
- Excellente communication écrite et orale
- Capacité d’adaptation à des missions et interlocuteurs variés
- Autonomie
- Animer et fédérer des équipes
- Un intérêt pour l'animation est un plus
